O problema
Num gabinete de contabilidade, seja uma equipa ou um contabilista por conta própria, grande parte dos emails repete-se: pedidos de documentos, dúvidas sobre prazos, confirmações de envio. Responder um a um ocupa horas que podiam ir para o trabalho técnico.
O que o agente faz
- Cada email novo chega já separado: pedido de documento, dúvida de prazo, urgente ou outro.
- Para os pedidos que se repetem, tens a resposta escrita à tua espera, no teu tom.
- Os urgentes e os que precisam mesmo de ti aparecem primeiro.
- Nada sai sem ti. Revês, corriges se for preciso e envias.
O que precisamos de ti
- Acesso à caixa de email do gabinete, ou de quem responde aos clientes.
- 5 a 10 respostas que escreves muitas vezes, tal como as envias hoje.
- A lista dos emails que nunca devem passar pelo agente, como os que trazem dados fiscais sensíveis.
- Uma pessoa de contacto para validar os primeiros rascunhos.